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Spätestens ab dem 1.1.2020 müssen Länder und Gemeinden auf die VRV 2015 umsteigen. Dieser Umstieg wird oft auf die Vermögensbewertung und die Erstellung der Eröffnungsbilanz reduziert. Allerdings stellen diese nur einen Teil der zu bewältigenden Aufgaben dar. In diesem Beitrag wird der Umstellungsprozess aus einer ganzheitlichen Sicht betrachtet.

Die Phasen des Umstiegs

Die fünf Aufgabenpakete, die im Rahmen des Umstiegs zur VRV 2015 zu erledigen sind, können in aufeinanderfolgende Phasen gegliedert werden.

Phase 1: Vorbereitung

In der Vorbereitungsphase gilt es, „VRV-fit“ zu werden. Hilfreich für das Verständnis der VRV 2015 ist eine solide Kenntnis der doppelten Buchhaltung im Allgemeinen. Daher ist es ratsam, dass Schlüsselkräfte im Finanzbereich über entsprechende Kenntnisse verfügen oder sich die-se aneignen. Daneben ist es hilfreich, sich mit der VRV 2015 selbst vertraut zu machen.

Phase 2: Erstellung der Eröffnungsbilanz

Im Rahmen des Umstiegs ist eine Eröffnungsbilanz zu erstellen. Dafür müssen Vermögen und Fremdmittel nach den Regeln der VRV 2015 zum Stichtag des Umstiegs erfasst und bewertet werden. Sobald IT-seitig die Voraussetzungen gegeben sind, kann die Eröffnungsbilanz auch bereits zu einem früheren Stichtag erstellt werden.

Phase 3: Der erste Voranschlag nach VRV 2015

Ein Voranschlag laut VRV 2015 besteht aus einem Ergebnisvoranschlag – sollte zuerst erstellt werden – und einem Finanzierungsvoranschlag. Für den Leser wird der Überblick erleichtert, wenn Ergebnis- und Finanzierungsvoranschlag integriert, d. h. in einer Tabelle gemeinsam dar-gestellt werden. So sind die Ursachen für den Unterschied im Saldo der Ergebnis- und Finanzierungsrechnung leichter erfassbar und erklärbar. Zudem helfen ein- bis zweiseitige, teils graphisch veranschaulichte Übersichten und Zusammenfassungen beim Lesen des jeweiligen Voranschlags. Lauf VRV 2015 sind auch nicht finanzierungswirksame Aufwendungen und Erträge wie Abschreibungen und die Zuführung sowie Auflösung von Rückstellungen zu budgetieren. Lediglich die kurzfristige Rückstellung bzw. deren Bildung und Auflösung sind kein Teil des Voranschlags.

Phase 4: Vollzug auf Basis VRV 2015

Genau genommen regelt die VRV 2015 nur die Form und Gliederung von Voranschlägen und Rechnungsabschlüssen. Um aber möglichst verwaltungsökonomisch die richtigen Übersichten erstellen zu können, ist die Beachtung gewisser Grundsätze auch im laufenden Vollzug zweck-dienlich. Ein wichtiger Grundsatz ist zukünftig die Periodengerechtigkeit. Nach VRV 2015 sind Aufwendungen und Erträge über € 10.000,- jedenfalls abzugrenzen. Beträge darunter können abgegrenzt werden. Dieses Prinzip führt auch dazu, dass im Finanzierungshaushalt nur jene Geldbewegungen verbucht werden können, die im tatsächlichen Jahr stattgefunden haben. Der Finanzierungshaushalt kennt damit keinen Vorlauf- oder Auslaufzeitraum.

Phase 5: Der erste Rechnungsabschluss nach VRV 2015

Der erste Rechnungsabschluss nach VRV 2015 ist auch der allerspäteste Zeitpunkt für die Vorlage und den Beschluss der Eröffnungsbilanz. Abgesehen von der Einhaltung der Gliederung des Ergebnis-, Finanzierungs- und Vermögenshaushalts ist eine gute Dokumentation und Erläuterung der Eröffnungsbilanz zu empfehlen. Andernfalls kann es bei Fragen und etwaigen Prüfungen in späteren Jahren schwierig werden, die bei der Eröffnungsbilanz eingestellten Werte nachzuvollziehen.

Veronika Meszarits ist Geschäftsführerin des Instituts für Öffentliches Rechnungswesen, einem Tochterunternehmen der ICG Integrated Consulting Group.