Was kommt, was bleibt und was geht im Change Management?

Leben ist angeblich das was passiert, während du dabei bist, andere Pläne zu schmieden. Die Welt scheint nun endgültig VUCA geworden zu sein. So what? Unter dem Motto »Was kommt, was bleibt, was geht?« haben wir am 4. und 5. Mai 2021 dazu eingeladen, das Ende der Planbarkeit zu feiern und gemeinsam Zuversicht zu tanken. Es ging uns darum, gemeinsam Mindset zu erkunden, mit dem Change Management und Transformation im Lichte des »neuen Normal« gelingen kann.

Wir warfen einen frischen Blick auf Zukunfts-Fitness, Agilität, Innovationskraft und Leadership – abseits von Show und Kontrollfantasien. Wir wollten inspirierenden Austausch auf Augenhöhe – im virtuellen Raum, in professioneller ICG-Manier, sprich: interaktiv und energetisierend trotz physischer Distanz. Ist uns die Übung gelungen?

2 Tage / 321 Gäste / 80 Stunden Interaktion mit 7 Impulsen / 19 Praxisdialogen / 26 Tools-Sessions

Was am Ende dastand, waren zwei Tage vollgepackt mit Inspiration und Interaktion, die wir mit 321 Gästen teilten: Wir starteten das Abenteuer mit Denkanstößen über Sinn und Bullshit der »Agilen Organisation« mit dem Organisationssoziologen Stefan Kühl und Nadine Despineux (KraussMaffei).

Weitere Kurz-Impulse spannten den Bogen von Eindrücken aus dem Silicon Valley bis hin zum »Handeln schlägt Planen«, die Geschichte von BioNtech aus unternehmerischer Perspektive. Geografisch ging es von Graz über Hawaii bis nach China und zurück – Dank Public Health Experte Martin Sprenger, Autor und Berater Mario Herger und Edward Tse von der Gao Feng Advisory Company.

In unseren fast 20 Praxisdialogen teilten wir gemeinsam mit Gästen Erfahrungen aus gemeinsamen Change-Prozessen und gaben Praxis-Einblicke, wie unsere Gäste etwa mit Agilität in der Old and New Economy und der Steuerung mit OKRs umgehen, oder welche Erfahrungen sie zu Zukunft von Learning and Development und Erfolgsfaktoren von virtuellen Großgruppen gemacht haben.

Specials wie Impro-Elemente von Theater im Bahnhof zogen sich als roter Faden durch die beiden Tage und gaben die Würze, Höhepunkt war sicher die virtuelle Impro-Show am Abend, bei der die Wohnungen einiger unserer TeilnehmerInnen die Hauptrolle spielten und Trixi Brunschko und Jacob Banigan als Inspiration für wild-kreativ-lustige Gedankenreisen dienten – muss man gesehen haben!

Am zweiten Tag wurde es noch handfester, wir öffneten unsere Toolbox mit der Fülle von 26 Tools, und es ging ans Ausprobieren: Agility Check, Cultural Transformation Canvas oder Marktplatz der MacherInnen? Drei davon konnten live erlebt werden, für alle anderen gabs eine kompakte Anwendungsbeschreibung, damit unsere TeilnehmerInnen die Werkzeuge bereits am nächsten Tag einsetzen konnten.

Rundherum und zwischen den Sessions gab es Networking-Tische auf der Eventplattform Talque, Energizer wie Yoga, »Dance like nobody is watching« und eine »Wall Sit Challenge«.

Die ehem. EU Kommissarin Violeta Bulc öffnete als Abschluss für die beiden Tage das Feld nochmal weit mit einer sehr inspirierenden Keynote zu »Ecozivilisation – the next frontier« – eine Utopie, für die es sich zu kämpfen lohnt.

»Making of CMW« – oder wir erlebten das Ende der Planbarkeit

Warum es zu diesem virtuellen Großformat und zu keiner bewährten CMW im Live-Format kam, haben Sie vielleicht bereits erraten… 😉 Die Reise war durchaus auch eine spannende: wir bereiteten eine Präsenz-Großveranstaltung für das Frühjahr 2020 in Mauerbach bis ins letzte Detail vor, und dann… Unsere Pläne haben wir mehrfach geändert: zunächst verschoben wir das Präsenzformat, aber dann eröffneten sich immer mehr Möglichkeiten in der virtuellen Welt.

Der sehr positive Zuspruch zu unseren Online-Trainingsangeboten gab uns den Anstoß, neu zu denken: eine 2-tätige virtuelle Großveranstaltung, die nicht »Frontalvortrag«, sondern Interaktivität bietet. »Eine virtuelle Veranstaltung in dieser Größenordnung – das kann nicht klappen.« Ja, auch das hörten wir im Vorfeld, und: »Präsenz ist immer besser«. Das spornte uns an, das Bestmögliche zu machen – virtuell deluxe eben.

Auch die Vorbereitung der CMW machten wir fast ausschließlich virtuell: in wöchentlichen Stand-ups organisierte sich das Vorbereitungsteam am Trello-Board, nach und nach schoben wir virtuelle Trello-Karten ins »Done«.

Die Veranstaltung nahm Form an und wurde greifbarer. Und schließlich war es soweit – die CMW ging live, mit 321 Personen an vielen Schirmen.

Was haben wir gelernt zur Planung und Durchführung eines virtuellen Groß-Events?

Uns war gleich klar, wir wollen live aus unserem Büro in Graz hinaus in die virtuelle Welt streamen, da uns das energievoller vorkommt. Das bedeutet, unser virtuelles Event fand in Teilen in einem hybriden Set-up statt. So oder so, das braucht ein durchdachtes Konzept, präzise Planung und genaue Durchführung als »A und O« für das Gelingen.

Wir wählten diesen Aufbau:

• Moderations Set-up: Christina Duller und Michael Sarnitz (beide ICG) leiteten durch die Plenumssessions und sorgten für den emotionalen Rahmen. Daher wollten wir beide in einem Raum haben, in einem »realen« Setting. Sie hatten Funkmikros über die Tontechnik, Laptops für den direkten Austausch mit den TeilnehmerInnen, und Blick auf den großen Screen und die Einblendungen von Präsentationen und live Abfragen (mit Mentimeter).
• Kamera und Tontechnik: die Moderation aus dem Hauptraum in Graz wurden live gefilmt und in Zoom »übertragen«. Dkmotion kümmerte sich mit drei Personen um die perfekte Kamera- und Toneinstellung. Insbesondere beim Austausch der Moderation im Raum mit Teilnehmenden via Zoom galt es, die ideale »Ton-Mischung« zu finden.
• »Zoom-DJs«: zwei Personen widmeten sich als Zoom-Hosts dem Handling von Break-out Rooms – damit sind Kleingruppen auch bei 300 Teilnehmenden gut machbar.

Einige von unserem internen Team waren in Doppelrolle, da ging es zeitlich schon mal knapp her beim Wechsel aus der Plenumsmoderation rein in die Toolsession am Schirm im Büro zwei Stockwerke tiefer. 😉

Viele ICG-KollegInnen und externe Mitgestaltende leiteten ihre Session virtuell von unzähligen anderen Orten aus an. Hier bewährte sich ein gutes Briefing vorab, z.B. zum technischen Zusammenspiel von Zoom und unserer Event-Plattform Talque, sowie gemeinsame Templates und Bildschirmhintergründe für ein gemeinsames »Look and Feel« der Veranstaltung.

Weitere Erfolgszutaten bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung einer virtuellen Großveranstaltung? – Hier ein paar Punkte, auf die wir gebaut haben:

• Rechtzeitig beginnen: frühzeitig mit Planung und Organisation starten – eine virtuelle Großveranstaltung bedeutet nicht weniger, sondern mehr Aufwand
• Testen, testen, testen: Was kann Zoom? Welche Lizenzen werden benötigt? Welche Eventplattform nutzen wir? … Ausprobieren, was die technischen Tools können, entscheiden welche am besten den Bedarf abdecken, und am Laufenden bleiben, da diese sich laufend weiterentwickeln
• Teamarbeit in der Vorbereitung virtuell unterstützen: virtuelle Kanban Boards (z.B. Trello) und Whiteboards (z.B. Miro) helfen bei der Organisation
• Partner frühzeitig ins Boot holen: wenn entsprechendes technisches Know-how im Unternehmen fehlt, gleich Profis zur Unterstützung holen
• In der Veranstaltung selbst: Virtuelle Tools mit Augenmaß und klarem Ziel einsetzen – weniger ist oft mehr, Raum für Interaktion und Sichtbarkeit der Teilnehmenden soll bleiben
• Gute, präzise Vorbereitung ermöglicht live Sicherheit und Freiheit, mit kurzfristig Auftretendem oder technischen Hick-ups umzugehen
• Ein dramaturgischer roter Faden durch das Event – gerade im Virtuellen für kleine und große Elemente (inhaltlich, optisch) sorgen, die ein durchgängiges Gesamterlebnis herstellen
• Und: Rhythmuswechsel für ausreichend Abwechslung einplanen: unterschiedliche Session-Formate sorgen für frischen Fokus und andere Energie, kleine auflockernde Elemente bringen zusätzlich Farbe ins Spiel
• Ausreichend Pausen einplanen in den Ablauf – weniger gemeinsame Zeit ist mehr, diese dafür knackig und gut gestaltet
• … und was würden Sie sagen, das in unserer Auflistung noch fehlt? Lassen Sie es uns wissen, wir sind gespannt auf Ihre Erfahrungen!

»MUSS man erlebt haben!« – danke für Ihr Feedback!

Wie fühlt sich das alles aus TeilnehmerInnen-Perspektive an? Wir haben während dieser zweitägigen gemeinsamen Reise viel Interaktion, aktive Beiträge und gute Stimmung erlebt. Aber besser, wir lassen unsere Teilnehmenden selbst sprechen, hier ein paar Feedback-Statements, die uns erreichten: “interaktiv, partizipativ und motivierend”, “informativ . knackig . erlebnisreich”, “technisch der Knaller”, “kreativ, charmant, gut organisiert und am Puls der Praxisanliegen”, “hilft und macht Freu(n)de”, “InputgeberInnen, die man sonst nicht sieht/hört in dieser „Breite“, international, spannend, toll organisiert, hoffentlich Fortsetzung!” Vielen herzlichen Dank für Ihr sehr erfreuliches Echo, das uns sehr, sehr freut und zum Weitermachen anspornt! 

Das war die CMW 2021 – what’s next? Oder: Nach der CMW ist vor der CMW

Wir sagen es gerne – wir feilen bereits an einer Fortsetzung! Zunächst gibt es ein Tool-Sessions Revival: eine Auswahl dieser kompakten 90-minütigen interaktiven Formate können Sie ab sofort einzeln buchen.

Und für Anfang 2022 planen wir eine »CMW light« – mit weiterer Inspiration und hands-on Werkzeugen zum Mitnehmen, in kompaktem virtuellem Format. Lassen Sie sich überraschen, wir freuen uns, Sie wiederzusehen!