Ausganssituation und Ziel

Häufig sind Prozesse, Aufgaben und Strukturen in Unternehmen historisch entwickelt. Der Zeiteinsatz für Prozesse und Aufgaben ist nicht bekannt. Der Aufwand für Abklärungen, wie viele Mitarbeiter an einem Prozess bzw. Aufgabe arbeiten ist diffus. Die ICG-Ressourcenanalyse ist eine hoch entwickelte Methode zur quantitativen Erhebung des Zeiteinsatzes für Prozesse und Aufgaben und ist mit minimalem Aufwand für alle Beteiligten durchführbar. Darüber hinaus können mit der Erhebung noch qualitative Fragen, Ideen etc. aller MitarbeiterInnen erhoben und ausgewertet werden.

Konzept

Die Ressourcenanalyse ist eine Methode zur Erhebung aller Personalressourcen und optional auch zur Erfassung von Mengendaten, z. B. als Basis für internes/externes Benchmarking. Dieses Instrument wird von ICG als Online-Tool angeboten; d. h. alle MitarbeiterInnen greifen auf eine eigens erstellte Homepage zu und erfassen dort ihre Zeiten. Die Zeiterfassung beruht dabei auf einer Selbsteinschätzung der Mitarbeiter über die Verteilung ihrer Gesamtarbeitszeit. Zur Vereinfachung werden Hilfsmittel angeboten (Umrechnungstabellen, 1 Stunde wöchentlich = 215 Stunden pro Jahr etc.)

Ablauf

Zu Beginn werden Informationen eingeholt und das Grundsetup durchgeführt. Dabei werden die vorhandenen Informationen gesichtet der Leistungskatalog konsolidiert. Anschließend werden Hypothesen gebildet und die benötigten Analysen definiert. Danach kann wird die Datenerhebung selbst mit dem ICG Ressourcenanalysetool durchgeführt. Die Ergebnisse der Erhebung werden danach ausgewertet und analysiert um anschließend Maßnahmen abzuleiten und zu verankern.

Ergebnisse

Die ICG-Ressourcenanalyse liefert Antworten zu Fragen wie:

  • Werden die Personalressourcen für die „richtigen“ Prozesse eingesetzt? Sind die MitarbeiterInnen „richtig“ eingesetzt – d. h. entspricht die Aufgabenverteilung den Kompetenzen/Fähigkeiten?
  • Wie viel Aufwand verursacht die Aufgabe? Wieviele MitarbeiterInnen sind an Aufgaben beteiligt?
  • Wie viel Aufwand geht in administrative/koordinierende/abstimmende Tätigkeiten?
  • Wo liegen Doppelgleisigkeiten/Redundanzen vor?
  • Bei welchen Prozessen ist zuerst anzusetzen, um die Effizienz und Effektivität der Organisation wirkungsvoll zu steigern?