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Pimp My Meeting

In vielen Workshops und Coachings taucht früher oder später das Thema „Meetings“ auf. Und dann in aller Regel als „leidiges“ Thema. Obwohl bestimmt hunderte Managementbücher, Videos und schlaue Blogbeiträge – wie dieser 😊 – darüber existieren, was alles getan werden könnte, sollte und müsste, um Meetings effektiver zu gestalten, ist die Realität oft eine ernüchternde. Damit sich dieser Blogbeitrag nicht einreiht in die lange Liste der interessiert-gelesenen-aber-doch-nicht-umgesetzten-Ideen, habe ich für Sie einen pragmatischen Quick-Check zusammengestellt.

4 Schritte für unmittelbare Wirkung in Meetings

 1. Energievolle Meetings beginnen bereits vor dem Meeting

Was ist das Anliegen dieses Meetings? Und was sollte bestenfalls das Ergebnis sein?

Wenn Sie diese Fragen beantwortet haben, ergibt sich die Liste der TeilnehmerInnen fast von selbst – denn mit dabei sind nur all jene Personen, die einen Beitrag zum Gelingen des Meetings leisten können. Diesen können Sie nun eine Einladung zukommen lassen und über Ziele, Anliegen und Zeitpunkt des Meetings informieren.

Viel zu oft verbringen wir Zeit in Meetings, in denen das nicht der Fall ist. Meeting-Runden aus reiner Gewohnheit aufrechtzuerhalten ermüdet – dabei können Meetings wahre Energiespender sein für alle die teilnehmen! Vorausgesetzt, die richtigen Personen kommen zu den richtigen Themen zusammen.

2. Energievoll starten

Energievoll starten heißt vor allem: Pünktlich starten! Nichts raubt einem Meeting mehr Energie als auf andere zu warten. Zur Gestaltung eines energievollen Einstiegs können wir auf Forschung aus der positiven Psychologie zurückgreifen: Wir wissen, dass die Aktivierung positiver Gedanken dazu führt, dass wir leichtgängiger und motivierter nach Lösungen suchen können. Selbst – oder gerade bei – großen Herausforderungen. Für Meetings können Sie dieses Wissen ganz einfach nutzen: Starten Sie mit einer kurzen Einstiegsrunde, in der jede/r eingeladen ist, ein Statement abzugeben über das, was ihm/ihr oder Ihnen als Team in der letzten Woche besonders gut gelungen ist. Ein solches Eröffnungsritual kann bei der ersten Durchführung irritieren – sagen Sie daher einfach dazu, warum Sie diese neue Variante der Meeting Eröffnung ausprobieren wollen, und starten Sie am besten gleich selbst mit Ihrem Erfolgserlebnis.

3. Energievoll an den Themen arbeiten

Bestechend einfach und doch häufig vernachlässigt sind die folgenden beiden Grundregeln zur energievollen Arbeit in Meetings

  • Time-boxed Arbeiten: Überlegen Sie vorab (entweder als ModeratorIn oder zu Beginn gemeinsam) wie viel Zeit Sie welchen Themen einräumen möchten. Und bleiben Sie dabei. Zeitliche Begrenzungen wirken Wunder – Zeitrestriktionen helfen uns, auf das Wesentliche zu fokussieren und kreativere Antworten zu entwickeln, als wenn wir ohne Zeitvorgabe drauf los diskutieren.
  • Klarheit über Thema und Anliegen: Wenn wir unsere gemeinsame Zeit heute gut genutzt haben – womit geht der/die ThemenbringerIn dann hinaus? Mit Ideen? Mit einer Entscheidung? Mit einer Resonanz der Gruppe? Laden Sie als ModeratorIn immer dazu ein, diese Frage ganz klar zu beantworten anstatt nur ein Thema „um seiner selbst willen“ zu platzieren – idealerweise schon im Zuge der Vorbereitung des Meetings.
4. Energievoll abschließen 

Sie haben in diesem Meeting wirksam zusammengearbeitet – schenken Sie einander dafür Anerkennung! Eine Abschlussrunde ist Die Gelegenheit, um ein paar Minuten darüber zu reflektieren, was Ihnen in diesem Meeting gelungen ist. Und was Sie beim nächsten Mal noch besser machen können. Schaffen Sie an dieser Stelle auch Klarheit über die nächsten Schritte (Protokoll Versendung, nächste Termine).

Viel Freude beim Experimentieren! Ich freue mich, von Ihren Erfahrungen zu hören / zu lesen.

 

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