Ausganssituation

Treten Änderungen in der Organisationsstruktur bzw. Neuerungen in der personellen Besetzung auf oder bestehen Unklarheiten in der gegenwärtigen Organisation der Zusammenarbeit, müssen Rollen neu verhandelt werden. Dafür werden zunächst gegenseitige Erwartungen an Rollen zwischen Abteilungen oder Einzelpersonen transparent gemacht um sie im Anschluss verhandeln zu können. Im Verhandeln kann ein gemeinsamer Entschluss über den Umfang/die Grenzen der Rollen gefasst werden und durch den Klärungsprozess können Frusterlebnisse aufgrund enttäuschter (weil in der Regel unausgesprochener) Erwartungen vermieden werden.

Konzept

Das Verständnis der eigenen Rolle in einer Organisation über Verantwortungsbereich, Entscheidungsbefugnis, Aufgaben entspricht häufig nicht dem Bild, das andere Personen bzw. Abteilungen über die selbe Rolle haben. An dieser Stelle setzt das Tool „Rollen verhandeln“ an.

In einem strukturierten Prozess werden Erwartungen an unterschiedliche Rollen – beispielsweise an die Rollen einzelner Abteilungen – von einer Gruppe formuliert und anschließend diskutiert. Die Diskussion (Verhandlung) ermöglicht eine detaillierte Auseinandersetzung mit unterschiedlichen Aspekten einer Rolle von beiden Seiten. Am Ende liegt ein gemeinsam erarbeitetes Bild über die unterschiedlichen Rollen vor.

Ablauf

Zunächst wird der Umfang der Rollenverhandlung festgelegt. Dabei muss geklärt werden, welche Bereiche diskutiert werden und welche nicht zur Debatte stehen. Anschließend werden Erwartungen an die Rollen unterschiedlicher Abteilungen/einzelner Funktionen durch die Gruppe gesammelt Danach beginnt die Verhandlung: Durch den Abgleich Selbstbild-Fremdbild wird das Rollenbild der Abteilungen/Funktionen geschärft. Daraus leiten sich klare Rollenbeschreibungen basierend auf den Ergebnissen der Rollenverhandlung ab.

Ergebnisse

Am Ende besteht Klarheit über die Aufgaben, Verantwortungsbereiche und Entscheidungsbefugnisse einzelner Abteilungen und Funktionen. Die nun vorliegenden Rollenbeschreibungen dienen als Basis für eine sachliche Auseinandersetzung über Weiterentwicklung/Adaption der Rollen, wenn wieder Änderungen anstehen. Außerdem wird Transparenz geschaffen und Zusammenhänge zwischen den Abteilungen hergestellt. Das Verhalten von Kollegen wird dadurch besser verständlich und einordenbar.