Tipps für Ihre „Transformation Journey“

Um was geht es eigentlich, wenn wir „agile Transformation“ sagen? Ähnlich wie beim Begriff „Agilität“ gibt es auch beim Begriff der „agilen Transformation“ unterschiedliche Bedeutungen – je nachdem, wen man fragt bzw. um welchen Kontext es geht. Im Prinzip unterscheiden wir aber zwei wesentliche Bedeutungen: Einerseits agile Transformation verstanden als Transformation einer Organisation hin zu mehr Agilität, d.h. zu einer agileren Organisation. Andererseits wird der Begriff auch verwendet, um die Art und Weise des Transformationsprozesses zu beschreiben – nämlich agiles Vorgehen im Gegensatz zu bereits stark determinierten, lange und umfangreich geplanten, hierarchisch gesteuerten Vorgehen.

Das passt aber nicht zu dem, was viele Organisationen heutzutage erleben: Sie begeben sich auf eine Reise, eine „Transformation Journey“, um zukunftsfähig zu werden oder zu bleiben. Viele Organisationen nehmen wahr, dass sie den – verglichen mit vor 10 oder 15 Jahren – deutlich schnelleren und stärkeren Umweltveränderungen anders – schneller, flexibler, innovativer – begegnen müssen. Oftmals das große Fragezeichen dabei: Wie werden die Anforderungen, die Markt, Kunden, das Umfeld, an die Organisation stellen, konkret aussehen? Das ist immer weniger klar. Die Antwort vieler Organisationen darauf ist, sich auf die Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität (Stichwort: VUCA-Welt) einzustellen. Hier kommt Agilität bzw. die Transformation hin zu mehr Agilität ins Spiel.

In einer volatilen Umwelt macht es wenig Sinn, die Reise hin zu mehr Agilität bis in jedes Detail zu planen. In einem agilen Transformationsprozess kann sogar Vieles offen sein, es wird nur schrittweise geplant, reflektiert etc. Im Extremfall ist das Einzige, das fix ist, die Tatsache, dass man die Reise startet – und warum man das machen will bzw. muss. Damit starten wir auch mit dem ersten Schritt in die agile Transformation: Es gilt, zunächst genau das klar zu machen: Warum müssen und möchten wir uns verändern?

Wie könnten die ersten Schritte der agilen Transformation nun aussehen? Ein paar Tipps:

  1. Starten Sie mit dem Top-Management, mit Führungskräften, die die Transformation hin zu Zukunftsfähigkeit als ihre zentrale Rolle sehen, die bereit sind Risiken einzugehen – etwa das eigene Geschäft zu disruptieren – und die als Role Model für das neue Verhalten agieren. Dies gilt umso mehr, je hierarchischer geprägt die Organisation aktuell ist.
  2. Bilden Sie ein Team, das den Prozess trägt und steuert: Individuen aus verschiedenen Funktionen und Bereichen, mit unterschiedlicher Betriebszugehörigkeit und Alter … divers in verschiedensten Aspekten, aber mit einem gemeinsamen Verständnis zum Veränderungsbedarf und der Ambition zur Veränderung. Individuen, die engagiert und kompetent sind, die Transformation zu gestalten, die Verantwortung übernehmen und keine Bedenken haben, aus der eigenen Komfortzone zu treten.
  3. Setzen Sie konkrete, kurzfristige, und jedenfalls – auch – geschäftsbezogene Initiativen auf, bei denen die Prinzipien des Neuen direkt angewendet werden. Das kann bedeuten, innovative neue Produktideen zu entwickeln, diese in agilen Arbeitsweisen aufzusetzen. Wesentliche Elemente, die sich hier oft durchziehen: visions- oder ambitionsgetrieben starten, kleine Schritte machen, von Beginn an und systematisch Kunden involvieren, prototypen, messen, lernen, anpassen.
  4. Ermutigen und unterstützen Sie Initiativen aus der Organisation, „Grassroot“-Initiativen, die aus den Anliegen der MitarbeiterInnen (und/oder KundInnen) entstehen, auf Zukunftsthemen oder neue Verhaltensweisen einzahlen.
  5. Bieten Sie die Möglichkeiten, innerhalb definierter Leitplanken (z.B. eines definierten Zukunftsthemas und Spielregeln) in unternehmerischer Art und Weise konkrete Ideen und Initiativen der MitarbeiterInnen aufzusetzen und zu entwickeln (zum Beispiel mit dem Format „Markplatz der Macher“ oder eines „Rapid Results Projektes“.
  6. Besuchen Sie andere Organisationen, tauschen Sie sich mit anderen aus, lesen und lernen Sie und finden oder entwickeln Sie die für Ihre Organisation passenden Organisationskonzepte. Pilotieren Sie es in einem überschaubaren und damit „risikolosen“ Rahmen.

Daraus wird klar: Prinzipien agiler Organisation und agilen Arbeitens sollten nicht erst im künftigen Setup erkennbar sein, sondern schon direkt im Transformationsprozess angewendet werden. Und damit zeigt sich, dass die zu Beginn des Artikels vorgenommene Unterscheidung zwischen Transformation hin zu einer agileren Organisation einerseits, und der Art und Weise, wie Transformation im Allgemeinen agil erfolgen kann, eine eher theoretische ist. Agile Transformation bzw. agiles Change Management, verstanden als bewusstes Vorgehen in kleinen Schritten, ist ein Vorgehen in Iterationen, mit viel Ausprobieren, häufigen Checks, Feedback, Lernen und Anpassen. Ein Vorgehen, das nicht ausschließlich top-down getrieben ist, sondern bewusst Elemente von Selbststeuerung und eigenverantwortlichem Agieren erlaubt, fördert und fordert.

Mit diesem Vorgehen Change Prozessen könnte die ohnehin innewohnende Unsicherheit – und damit möglicher Widerstand – verstärkt werden. Aus diesem Grund ist es wichtig, ergänzend zu den oben skizzierten Schritten, auch folgende Aspekte im Auge zu haben:

  1. Initiieren oder führen Sie mittel- oder langfristige Entwicklungsthemen weiter. Für einige zentrale Aspekte agiler Transformation braucht es oftmals Ausdauer. Etwa die Entwicklung eines neuen Führungsverständnisses oder Mindsets ist kein Thema für einen Sprint, aber in vielen Organisationen hochgradig relevant, damit nicht die Organisation nur agil arbeitet, sondern tatsächlich agil wird.
  2. Befähigen Sie die Menschen in der Organisation, die neuen Arbeitsweisen anzuwenden, etwa durch Trainings, regelmäßiges Feedback und Reflektion. Bieten Sie die Unterstützung, u.a. auch durch agile Coaches an.
  3. Integrieren Sie die agilen Prinzipien und Arbeitsweisen in Standards und Abläufen, wie etwa auch Projektmanagement oder Steuerungssysteme.
  4. Und vor allem: Kommunikation! Zeigen Sie, warum und wozu das Ganze, vermitteln Sie den Sinn und den Nutzen. Machen Sie das Neue, neue Arbeitsweisen, konkrete Ergebnisse und Nutzen sichtbar, berichten Sie darüber. Zeigen Sie Mutige, die Muster brechen. Zeigen Sie, es ist erlaubt, geschätzt, es funktioniert. Das unterstützt, Vertrauen in das Neue zu schaffen.