Die Organisation als Ganzes sehen

Bestehendes zu hinterfragen, eingefahrene Wege zu verlassen und sich damit von liebgewonnenen Routinen zu verabschieden, ist zumeist schwieriger, als etwas Neues aufzubauen. Ein Kernteam, zusammengestellt aus Schlüsselpersonen aus allen Bereichen, bekommt den Auftrag,  x % der aktuell verfügbaren (Mitarbeiter-) Ressourcen aus der bestehenden Organisation für neue Investments freizukriegen – als Rahmen werden idealerweise 10–20 % festgelegt. Anstatt breit angelegter und langwieriger Analysen werden in mehreren Ideen-Workshops Vorschläge zur Effizienzsteigerung gesammelt. In rund zwei bis vier eintägigen Workshops mit bis zu 35 Personen und einem Setting, das die Kreativität fördert, werden so viele Ideen wie möglich gesammelt und sichtbar gemacht. Kein Bereich wird dabei ausgelassen – selbst „heilige Kühe“ werden enttabuisiert. Die Spielregeln lauten: Menge vor Qualität, keine Tabus, Einmischen in andere Bereiche ist absolut erwünscht, absolute Vertraulichkeit.

Ein einzurichtendes Arbeitsgremium (Projektteam) steht danach vor einer entscheidenden Aufgabe: Doppel- und Mehrfachnennungen werden herausgefiltert, ebenso nicht umsetzbare Ideen oder jene, die am Thema vorbeigehen. Die verbleibenden Ideen werden nun systematisch (mit Unterstützung der jeweiligen Führungskraft und fachlicher Begleitung durch ICG) inhaltlich aufbereitet und bewertet. Dieses Ergebnis wird mit dem Managementteam in einer Klausur bearbeitet. Dieses entscheidet über jene, die vertiefend aufzubereiten sind.

Die Führung hat Umsetzungsverantwortung

Nach zwei bis drei Monaten liegen im Idealfall 50–150 entscheidungsreife Maßnahmen vor – das Kernteam strukturiert diese in drei Kategorien: Kat. A = Grundsatzentscheidung der Leitung erforderlich; Kat. B = Umsetzungsprojekt erforderlich, da noch Detailkonzepte zu erarbeiten sind und mehrere Organisationsbereiche betroffen sind; Kat. C = Nach Freigabe durch das Management ergeht Umsetzungsauftrag (und -verantwortung) an die zuständige Führungskraft.

Sämtliche umsetzungsreifen Effizienzvorschläge sind in einem Portfolio mit den Achsen „Ergebnisbeitrag“ und „Realisierbarkeit“ gut übersichtlich dargestellt. In einem ca. halbtägigen Workshop trifft das Management die erforderlichen Entscheidungen bzw. Freigaben und installiert ein Umsetzungsmonitoring. Die Umsetzung erfolgt im Regelfall durch das Linienmanagement bzw. – falls erforderlich – werden Projekte für die Detailkonzeption und Umsetzung eingerichtet. Auch hier gilt: Keine „never ending stories“, sonst versanden die Initiativen.