Kennen Sie die Situation? Sie sitzen in der jährlichen Strategieklausur und wissen schon jetzt, dass die Ergebnisse bald in der Schublade verschwinden oder nur für eine kurzfristige Präsentation genutzt werden. Wie lässt sich die Strategie dennoch konsequent umsetzen? Der Schlüssel dazu liegt in einer starken Fokussierung und darin, mit der Anwendung agiler Methoden, Strategiearbeit zum Tagesgeschäft zu machen.

Frust: Gerade erst geplant und schon in der Schublade

Kennen Sie auch dieses ungute Gefühl, dass einen in einem Strategiereview beschleicht, wenn danach gefragt wird, wo man jetzt mit der Umsetzung der Strategie steht? Da gibt es schon einige Themen, die auch irgendwie zur erarbeiteten Strategie passen, aber so ganz nachvollziehen lassen sich die damaligen Ergebnisse nicht. Es ist ja schon fast ein Jahr her, dass die Strategie erarbeitet wurde. Dann gibt es noch den Markt, das Tagesgeschäft und interne Themen, die sich in den vergangenen Monaten geändert haben. Es haben sich zwei Welten entwickelt: einerseits das Tagesgeschäft mit den operativen Prioritäten und andererseits wichtige strategische Prioritäten, die nicht die gewollte Aufmerksamkeit erreichen.

Trotz der Tatsache, dass agile Methoden in einigen Bereichen wie zum Beispiel in der Softwareentwicklung bereits seit längerem weit verbreitet sind, spielen diese in der Strategiearbeit noch immer eine eher unbedeutende Rolle. Die Methoden sind größtenteils übertragbar und stiften regelrecht dazu an, auch im Strategiekontext mehr zu experimentieren. So gelingt es Strategie zum täglichen Thema zu machen, auf Veränderungen unmittelbar zu reagieren und die Wirkung deutlich zu erhöhen.

Wie kann die Strategie also mit Hilfe agiler Ansätze schneller, effizienter und flexibler in konkretes Handeln übersetzt werden?

Mit 5 Schritten die Strategieumsetzung auf ein neues Level bringen

  1. Generelle Marschrichtung und Sinnstiftung

Erarbeiten Sie mit Ihrem Team ein kraftvolles Zukunftsbild, dass eine Orientierung und Marschrichtung vorgibt. Auch in Zeiten der VUCA-Welt mit stetigen Änderungen ist ein Zukunftsbild wichtig und gibt Orientierung und Halt. Es gilt jedoch dieses in kürzeren Abständen anzupassen. Daneben ist ein sinnstiftender Purpose besonders hilfreich für die Orientierung der Mitarbeiter.

  1. Agiles Vorgehen mit Sprints

Beenden Sie die Arbeit mit umfangreichen, teilweise über sehr lange Zeit laufenden, wasserfallartigen Umsetzungsplänen und To Do Listen, die häufig vom Tagesgeschäft überrollt werden und in der Schublade verschwinden. Stattdessen wenden Sie wichtige Grundprinzipien agiler Methoden an. Denken Sie nicht in Jahresintervallen, sondern in kürzeren Umsetzungsintervallen von 3-4 Monaten (Sprints).

Fokussieren Sie sich auf die wirklich wichtigen Themen, die den größten Beitrag zur Strategieumsetzung liefern. Dies gelingt beispielsweise mit dem OKR-Ansatz (Objectives and Key Results).

  1. Fokussierung mit Objectives and Key Results

Bei der Grundidee des OKR-Modells geht es darum, dass jedem Ziel (dem Objective), messbare Schlüsselergebnisse (Key Results) zugeordnet werden. Ein OKR-Set beinhaltet demnach maximal 5 Ziele mit jeweils maximal 4 Schlüsselergebnissen. Zeithorizont ist ein Sprint, also 3-4 Monate. In regelmäßigen Abständen, spätestens am Ende eines Sprints, werden die Erfolge gemessen und neue OKRs für den nächsten Sprint definiert. Bei der Erarbeitung der Key Results wird ein maßgeblicher Anteil durch die Teams (Buttom up) definiert und durch das Management gechallenged.

An allen anderen Projekten wird nicht gearbeitet, da das Konzept dem agilen Ansatz folgt, nur eine steuerbare Anzahl von Zielen und Projekten zu verfolgen und diese mit einer Wirkung zu versehen. Wenn man dieses Prinzip konsequent verfolgt, führt dies zu mehr Klarheit und Fokussierung und damit zu weniger Stress und Überforderung in der Strategieumsetzung.

  1. Selbstorganisierte Teams

Die erfolgreiche Arbeit innerhalb eines recht kurzen strategischen Umsetzungsintervalls hängt maßgeblich davon ab, dass die Team-Mitglieder selbstorganisiert zusammenarbeiten können. Legen Sie dazu ein Team fest, das intensiv an der Strategieumsetzung arbeitet. Nutzen Sie dazu agile Methoden wie OKR und Kanban mit den dazugehörigen Ritualen. Wesentlich für die erfolgreiche Arbeit ist auch, Teams für schnelle und autonome Entscheidungen in einem festgelegten Rahmen zu befähigen.

  1. Rituale und Transparenz

Während des Sprints trifft sich das Team in regelmäßigen Abständen. Das sind einerseits kurz getaktete Standups in denen das Team max. 1 Stunde zusammenkommt und die Strategieumsetzung steuert. Im Fokus stehen dabei Hindernisse und Aufgabenpakete für die kommenden zwei Wochen. So weiß jeder woran der andere arbeitet und kann wichtige Querverbindungen herstellen.

Andererseits sind es Review-Meetings in denen der Arbeitsbacklog gefüllt wird, also die nächsten Aktivitäten geplant werden. Vergessen Sie dabei nicht sich regelmäßig auch eine Stunde für die Auswertung der Zusammenarbeit und Verbesserungen im Team Zeit zu nehmen (Retrospektive).

Nach 3-4 Monaten trifft sich das Team zu einem ausführlichen Review. Spätestens hier werden die Key Results ausgewertet. Es wird ein Blick auf etwaige geänderte Umfeldbedingungen und deren Auswertung auf die Strategiearbeit geworfen. Danach werden die Ziele für die nächste Sprint-Periode geplant und der Ablauf beginnt von vorne.

Fazit

Die richtige und maßgeschneiderte Anwendung von agilen Methoden und Prinzipien kann zu mehr Fokus, Flexibilität, Geschwindigkeit und Erfolg führen. Grundvoraussetzung ist insbesondere ein (Führungs-)team mit dem richtigen Mindset und Vertrauen an die Fähigkeiten aller Beteiligten. Aus Erfahrung braucht es aber auch Mut mit einem Grundkonzept zu starten und regelmäßige Auswertungen und Verbesserungen des Prozesses durchzuführen, ganz nach dem Motto „Good enough for now & safe enough to try“.